sistem informasi psikologi

Tugas Kelompok Sistem Informasi Psikologi

4PA04
Kelompok 2:
Amelta Eka Putra ( 10510611)
David Barimbing (10507046)
Nun Zuraini  (15510105)
Nur Partia Mudayati (15510140)
Pandita Manggala (15510298)
Rizka Ramadhona (16510108)
Tri Indria Wahyuni (16510949)
Yuniarti Nurheryana ( 18510781)

FAKULTAS PSIKOLOGI
UNIVERSITAS GUNADARMA
ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD)

Pengertian ERD

ERD (Entity Relationship Diagram) adalah gambaran mengenai berelasinya antarentitas.

Sistem adalah kumpulan elemen yang setiap elemen memiliki fungsi masing-masing dan secara bersama-sama mencapai tujuan dari sistem tersebut.

‘Kebersama-sama’-an dari sistem di atas dilambangkan dengan saling berelasinya antara satu entitas dengan entitas lainnya.

Entitas (entity/ entity set), memiliki banyak istilah di dalam ilmu komputer, seperti tabel (table), berkas (data file), penyimpan data (data store), dan sebagainya.

Komponen-komponen ERD
1.  Entitas dan Atribut

Entitas adalah tempat penyimpan data, maka entitas yang digambarkan  dalam ERD ini merupakan data store yang ada di DFD dan akan menjadi file data di komputer

Entitas adalah suatu objek dan memiliki nama. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa jika objek ini tidak ada di suatu enterprise (lingkungan tertentu), maka enterprise tersebut tidak dapat berjalan normal.

Contoh, entitas ‘MAHASISWA’ harus ada di lingkungan perguruan tinggi, begitu juga dengan entitas ‘DOSEN’, ‘MT_KULIAH’, dan sebagainya.

Di dalam entitas ‘MAHASISWA’ berisi elemen-elemen data (biodata mahasiswa) yang terdiri atas NPM, NAMA, KELAS, ALAMAT, dan sebagainya. NPM, NAMA, KELAS, dan ALAMAT disebut dengan atribut (field).

Gambar memperlihatkan bahwa atribut-atribut NPM, NAMA, ALAMAT, dan TGL_LAHIR harus ada di dalam biodata seorang mahasiswa.

Atribut-atribut TINGGI_BADAN, dan WARNA_RAMBUT adalah atribut-atribut yang boleh tidak ada di dalam biodata mahasiswa (karena tidak penting).

Sedangkan atribut NAMA_DOSEN adalah atribut yang tidak boleh ada di entitas mahasiswa.

Pada akhirnya, entitas ini akan menjadi file data (yang bersifat master file) di dalam komputer. Master file adalah file utama (yang harus ada, dan sifatnya jarang berubah).

2. Relasi

Relasi adalah penghubung antara satu entitas (master file) dengan entitas lain di dalam sebuah sistem komputer. Pada akhirnya, relasi akan menjadi file transaksi (transaction file) di komputer.

Secara kalimat logis, contoh relasi yang terjadi di sebuah perpustakaan adalah : “Anggota meminjam buku,” atau “Anggota mengembalikan buku.” Dalam hal ini, Anggota dan Buku adalah entitas, meminjam dan mengembalikan adalah transaksi (relasi antara anggota dan buku).

DATA FLOW DIAGRAM (DFD)
Pengertian DFD

Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan sustu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagianya). Simbol-sombol yang digunakan di DFD mewakili maksud tertentu, yaitu:

External entity (kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem) Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang berada di lingkungan luarnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

Atau

DataFlow Arus data di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan, dan kesatuan luar.

Process Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Atau

Data store (simpanan data) Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di komputer, suatu arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.

Komponen-komponen DFD

SDLC

SDLC adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi :

Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi.

Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan.

Menentukan permintaan pemakai sistem informasi.

Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik.

Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).

Merancang sistem informasi baru.

Membangun sistem informasi baru.

Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru.

Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan.

System Development Lyfe Cycle (SDLC) adalah keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah. Ada beberapa model SDLC. Model yang cukup populer dan banyak digunakan adalah waterfall. Beberapa model lain SDLC misalnya fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize.

Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda. Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah :

Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan.

Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem.

Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi.

Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan.

Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat.

Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat.

Siklus SDLC dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang, kadang-kadang bersama expert user, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya.

Kaji ulang yang dimaksud adalah pengujian yang sifatnya quality control, sedangkan pengujian di langkah kelima bersifat quality assurance. Quality control dilakukan oleh personal internal tim untuk membangun kualitas, sedangkan quality assurance dilakukan oleh orang di luar tim untuk menguji kualitas sistem. Semua langkah dalam siklus harus terdokumentasi. Dokumentasi yang baik akan mempermudah pemeliharaan dan peningkatan fungsi sistem.

PROSES BISNIS
Pengertian Proses bisnis

Proses bisnis (business process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses dan berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi. Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti mengefektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar. Proses bisnis juga mengacu kepada cara unik dimana manajemen memilih untuk mengkoordinasi pekerjaan. Setiap bisnis dapat dilihat sebagai sekumpulan proses bisnis. Beberapa dari proses ini adalah bagian dari proses yang mencakup lebih besar.

Sebagai contoh, hampir semua bisnis memiliki cara untuk mempekerjakan karyawan. Proses untuk mempekerjakan karyawan adalah proses bisnis dalam artian bahwa hal itu adalah seperangkat aktivitas yang digunakan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan baru. Proses bisnis dalam mempekerjakan dapat diuraikan menjadi sejumlah langkah berbeda seperti periklanan tempat, menghubungi agen pekerjaan, mengumpulkan surat lamaran, mengkaji surat lamaran, mewawancarai kandidat, memeringkat kandidat, membuat keputusan kepegawaian dan melibatkan karyawan pada system kepegawaian seperti penggajian, kesehatan dan pension. Pada beberapa bisnis, proses ini dapat berjalan dengan cepat dan sangat efisien. Salah satu tujuan utama dari system informasi adalah untuk memungkinkan proses bisnis yang lebih efisien.

Kinerja perusahaan tergantung pada seberapa baik proses bisnis dirancang dan dikoordinasikan. Proses bisnis perusahaan dapat menjadi sumber kekuataan kompetitif jika dapat memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau untuk menjalankannya dengan lebih baik dari pesaingnya. Proses bisnis juga dapat menjadi kewajiban jika berdasarkan kepada cara bekerja yang telah usang yang menghalangi kewaspadaan dan efisiensi organisasi.

Banyak proses bisnis yang terikat dengan wilayah fungsional tertentu. Sebagai contoh fungsi penjualan dan pemasaran akan bertanggung jawab untuk mempekerjakan karyawan. Berikut gambaran beberapa proses bisnis umumnya untuk setiap wilayah fungsional bisnis.

Gambaran proses bisnis. Proses bisnis terbagi menjadi beberapa proses yaitu :

Proses bisnis inti / utama yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan pengguna produk atau jasa.

Proses bisnis pendukung yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan internal (karyawan perusahaan).

Proses bisnis manajemen yaitu proses dimana perusahaan menyusun rencana, mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada.

Proses Network Bisnis yaitu proses yang diselenggrakan utnuk pemasok, pemberi pinjaman, investor, pemerintah ataupun masyarakat umum.

Karakteristik proses bisnis yang baik adalah :

Adanya proses owner, yaitu orang yang ditunjuk langsung oleh manajemen untuk bertanggung jawab terhadap performansi proses agar efektif dan efisien.

Batasan – batasan yang jelas akan proses bisnis yang ada.

Kejelasan hubungan internal dan pertanggung jawabannya.

Prosedur, tugas kerja, kebutuhan training terdokumentasi dengan baik.

Memiliki ukuran-ukuran dan system feedback pada setiap aktivitas.

memiliki ukuran-ukuran dan target yang berhubungan dengan kepuasan user.

Waktu siklus dari setiap aktivitas diketahui dengan jelas.

Mempunyai perumusan atau perubahan prosedur.

Mengetahui tentang bagaimana langkah – langkah selanjutnya agar menjadi lebih baik.

sistem informasi psikologi

IDENTITAS JABATAN DAN PEJABAT
Nama Jabatan : Supervisor Akutansi dan Pajak
Unit Kerja : Keuangan
Nama Perusahaan : PT. Multi Terminal Indonesia
Nama Pejabat : Entjen Jusni
Masa Kerja di Jabatan : 3 Tahun
Masa Kerja di Perusahaan : 7 Tahun
Pelatihan yang pernah diikuti : - Operasional Kepelabuhan
Manajerial Tingkat Madya
5 Diklat Substansial

Nama Atasan : Iwan Kurniawan
Jabatan Atasan : Manager


IDENTITAS ANALISIS
Nama Analisis : - Amelta Eka Putra
Arief Rachman Hakin
Maria Qibti
Nun Zuraini
Nur Patria Mudayati
Pandita Manggala
Tri Indria Wahyuni
Yuniarti Nurheryana

Nama Supervisi : Yudit Oktaria Kristiani Pardede  M.Psi.,  Psikolog
Tanggal Pengumpulan Data : Jumat, 29 November 2013

KEDUDUKAN JABATAN DAN PEJABAT




























FUNGSI, TUGAS, WEWENANG, & PELAKSANAAN
Fungsi
Pembantu manager keuangan dalam penyelenggaraan kegiatan akutansi umum dan penyelengaraan kegiatan administrasi dan pelaporan perpajakan.

Tugas Jabatan Utama / Pokok
Tugas Pokok
Untuk membuat laporan keungan yang relevan
Meneliti dan mengkoordinasi tugas karyawan
Menyajikan laporan keuangan periodik bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan.

Wewenang Jabatan :
Akutansi
Meneliti dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan akutansi dengan staff dan karyawan.
Laporan Keuangan
Meneliti dan menkoordinasikan penyusunan laporan keuangan internal (home statement) dengan manajer keuangan serta direktur keuangan.
Memastikan data keuangan periodik, triwulan, semester, dan tahunan, relevan dengan yang terjadi di lapangan.
Audit Pengelolaan Perusahaan
Mengkoordinasikan pelaksanaan audit penglolaan perusahaan bersama tim audit.
Administrasi Perpajakan
Meneliti dan mengkoordinasikan pelaksanaan dan administrasi perpajakan, pembayaran serta pelaporannya dengan instansi perpajakan.

Pengendalian Perpajakan
Mengkoordinasikan pelaksanaan audit perpajakan.
Mengendalikan pelaksanaan perpajakan perusahaan.
Tugas lain yang terkait
Meneliti dan mengkoordinasikan penyusunan RKA/RKM dan pelaporan bidangnya, penerapan prosedur kerja dan system informasi manajemen yang terkait dengan bidangnya.
Membina, mengarahkan dan menilai kinerja bawahan
Melaksanakan tugas-tugas lain yang terkait yang diberikan oleh atasan.

Tahapan Pelaksanaan Tugas :
Memverifikasi dan validasi jurnal pengeluaran kas ( JKK ) atas tagihan dari     supplier dan  pengeluaran  oprasional perusahaan yang dibuat oleh bawahan.
Memverifikasi dan validasi jurnal kas masuk atas pendapatan tunai dan pelunasan  piutang yang dibuat oleh bawahan.
Memverifikasi dan validasi jurnal penjualan ( JPJ ) yang dibuat oleh bawahan.
 Memverifikasi dan validasi jurnal rupa-rupa yang dibuat oleh bawahan.
Membuat laporan keuangan bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan yang  dibuat oleh bawahan.
Mengawasi potongan PPh 21 atas gaji karyawan yang dilakukan oleh bawahan.
Mengawasi potongan PPh 23 terhadap semua pembayaran ke supplior terkait jasa yang diberikan ( perusahaan bergerak dibidang jasa bongkar muat sehingga setiap servis yang diberikan dikenakan potongan PPh 23 sebesar 2% ).


Tugas Tambahan
Wewenang Jabatan:
Membagi tugas kepada para pelaksana (pelaksana akuntansi dan pelaksana pajak).
Pada bagian pelaksana akutansi berwenang untuk memastikan laporan keuangan yang relevan
Pada bagian pelaksana pajak memastikan PPA21 untuk karyawan berjalan dengan lancer. Dan PPA23 untuk potongan pajak penghasilan, berjalan sesaui dengan ketentuan yang berlaku.
Menentukan cara kerja dalam pencapaian target tertentu.
Mengarahkan teknis pelaksanaan tugas di lingkungannya.

Tahapan Pelaksanaan Tugas :
Setiap pelaksana diberikan supervisi, cara menjurnal setiap transaksi yang terjadi.
Membenarkan kesalahan pencatatan dalam jurnal yang dibuat oleh bawahan.

HUBUNGAN JABATAN
No.Jabatan yang dihubungiUnit kerja/bagianMaksud hubunganTujuan
Konsekuensi1.Jabatan yang lebih tinggiManager keuanganAtasan bawahanMelaporkan kegiatan akutansi kepada atasan (laporan keuangan)
Bilamana laporan keuangan tidak sesuai dengan data lapangan maka akan memperoleh data yang tidak valid /akurat.

2.Jabatan yang setaraSupervisor anggaran, Superviser perbendaharaansejawatBerkoordinasi tentang segala hal yang berhubungan dengan tenaga pusat kumpulan data pada akutansi3.Jabatan yang lebih rendahAccounting staffBawahan atasanMelaksanakan pekerjaan akutansi. Contohnya: -Membuat jurnal (laporan keuangan)
Mengupdate informasi tentang kebijakan-kebijakan kepada anak perusahaan. Seperti standar prinsip akutansi keuangan.
4.Hubungan dengan pihak luar organisasiPT. Pelabuhan indonesia  (Persero)Induk Perusahaanuntuk memperbarui informasi tentang kebijakan-kebijakan dari induk perusahaan yang akan diterapkan kepada anak perusahaan
TANGGUNG JAWAB JABATAN
Bawahan Langsung
No.Jabatan Bawahan LangsungJumlah BawahanPekerjaan yang DiawasiFrekuensi1.Pelaksana Akuntansi5 orangMengawasi hasil jurnal yang di inputSetiap hari2.Pelaksana Pajak3 orangMengawasi laporan pajakSetiap bulan sekali
Bahawan tidak langsung
No.Jabatan Bawahan tidak langsungJumlah BawahanPekerjaan yang diawasiFrekuensi1----
Pengambilan Keputusan
No.Jenis KeputusanDampak / Akibat Keputusan1.Menyetujui usulan pengeluaran kas dari supplier dan unit kerja lainAda beberapa usulan pengeluaran kas yang tidak dapat di setujui karena kurangnya kelengkapan administrasi, seperti bilamana terjadi trasaksi tidak disertai dengan bukti pembayaran seperti nota, kuetansi, faktur dan surat jalan.
Administrasi
No.Nama File / Formulir / LaporanAkibat Kesalahan1.Jurnal HarianJika terjadi kesalahan menginput jurnal harian ke aplikasi, akan di cek ulang dan di input ulang2.Laporan rutin ( laporan keuangan)Jika tidak teliti memasukkan data atau ada angka yang salah, melakukan data ulang (dibetulkan)
Alat / Mesin / Bahan
No.Nama Alat / Mesin / BahanAkibat Kesalahan1.Komputer, printer, telepon.Pekerjaan menjadi terhambat2.software accountingTidak dapat melaksanakan pekerjaan
Rahasia
No.Jenis RahasiaAkibat Kebocoran1.



Rahasia Jabatan (Laporan Keuangan)
Korporit sekertari (Penyimpanan arsip seluruh data perusahaan)




Notes: Dalam menjaga kerahasiaan data perusahaan, karyawan harus mengarsipkan data perusahaan dengan amanPertama kali mendapat sangsi berupa surat peringatan, teguran, sampai pada pemutusan hubungan kerja. (karyawan)
Kerugian kebocaran data perusahaan mempengaruhi performa perusahaan. (Perusahaan).
Misalnya apabila terdapat beberapa hal strategis perusahaan yang harusnya tidak terekspos menjadi terekspos terlebih dahulu. Sehingga mempengaruhi dan menimbulkan masalah dalam perusahaan.
LINGKUNGAN KERJA
Temperatur : Semua ruangan ber Ac
Penerangan : Pencahayaan baik
Kebisingan : Tidak ada
Porsi di dalam ruangan : 80% di dalam ruangan 20% di luar ruangan
Bahan beracun / berbahaya : Tidak ada
Keungkinan kecelakaan : Sangat kecil
Taraf kecelakaan : Sangat kecil

PERSYARATAN JABATAN
No.Dimensi JabatanPersyaratan Jabatan1.Pendidikan minimalS1 Ekonomi Akuntansi2.Pengalaman minimal3 Tahun3.Keterampilan minimalMenguasai Aplikasi akuntansi dan Microsoft Excel4.PelatihanOperasional Kepelabuhan, Manajerial Tingkat Madya, 5 Diklat Substansial.5.Persyaratan usiaMinimal 30 Tahun6.Persyaratan psikologisSehat jasmani dan rohani7.Persyaratan lainnyaHarus ulet dan teliti.
KESIMPULAN
Dari data di atas dapat disumpulkan bahwa Bapak Entjen Jusni yang menjabat sebagai Supervisor akutansi dan pajak di PT. Multi Terminal Indonesia yang bergerak di bidang ekspedisi peti kemas memiliki fungsi sebagai pembantu manager keuangan. Beliau telah bekerja selama 7 tahun dengan baik dalam menjalankan tugasnya.
Tugas utama beliau adalah meneliti dan mengkoordinasikan penyusunan laporan keuangan internal perusahaan (home statement), juga mengawasi staff dan karyawan. Dalam tugas jabatan utama terdapat beberapa wewenang yang meliputi : akuntansi, laporan keuangan, audit pengelolaan perusahaan, administrasi perpajakan, pengendalian perpajakan dan tugas lain yang meliputi perekapan laporan keuangan bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan yang telah dibuat oleh staff dan karyawannya.
Beliau juga memiliki tugas tambahan yaitu membagi tugas kepada para staff, karyawan dan pelaksana, menentukan cara kerja untuk pencapaian target tertentu yang diharapkan oleh perusahaan, mengarahkan teknis pelaksanaan tugas di lingkungan, serta menjaga kerahasiaan data laporan keuangan seaman mungkin sehingga meminimalisir resiko kebocoran data perusahaan. Karena kebocoran rahasia perusahaan menyebabkan kerugian yang akan mempengaruhi performa perusahaan, jika kebocoran terjadi maka akan berpengaruh juga terhadap divisi bagian keuangan, sangsi awal berupa peringatan dan teguran bahkan akan berujung pada pemutusan hubungan kerja.

SARAN
Subjek  harus teliti dalam menginput data pajak dan mengecek ulang pekerjaan yang telah dilakukan oleh rekannya, karena subjek memiliki tanggung jawab yang sangat besar dalam hal accounting. Kami memberikan saran agar ruangan yang digunakan Bapak Entjen dapat di ubah menjadi sedikit luas agar dapat memudahkannya dalam meletakkan berbagai macam arsip ke uangan, dan bila software yang di gunakan untuk bekerja rusak sesegera mungkin untuk teknikal memperbaikinya. Softwear  itu sangat penting, karna pekerjaan Bapak Entjen bergantung kepada softwear tersebut.
Dalam menjalankan tugas, beliau harus menjalin relasi yang baik dengan atasan, sesama supervisor, bawahan atau staff, maupun hubungan dengan pihak perusahaan lain diluar organisasi. Karena hal ini sangat mendukung kemajuan perusahaan.
Beliau di sarnkan untuk tetap menjaga kerahasiaan perusahaan terutama dalam bidangnya berupa menjaga arsip keuangan perusahaan, karena jika terjadi kelalaian dalam menjalankan tugas, misalnya bocornya arsip keuangan perusahaan hal itu sangat merugikan perusahaan baik secara materil maupun non materil.

LEMBAR VERIVIKASI
LEMBAR DOKUMENTASI